Para começar a produzir pequenos e médios eventos, é necessário muito planejamento: se atentar para as questões jurídicas e financeiras, encontrar atrações e público interessado naquele evento (naquela data), saber se o público está disposto a pagar por aquele evento e entender o que a concorrência está fazendo que pode prejudicar a sua performance. Essa enxurrada de responsabilidades pode "afogar" produtores de primeira viagem. Mas calma, como gerir a própria organização do seu evento? Seja ele qual for, você precisar adotar uma técnica para entender melhor o que deve ser feito primeiro e o que deve ser agendado para ser feito depois. Com isso, adotamos neste artigo o Método SPRINT, curado pelo Google de título homônimo ao livro de Jake Knapp (Design Thinking do Google e Google Ventures", "SPRINT: O método utilizado pelo Google para resolver problemas e testar soluções em cinco dias". 


O QUE É O SPRINT E COMO ELE FUNCIONA?

O SPRINT é uma técnica, como diz o subtítulo do livro, para resolver problemas e testar soluções em cinco dias. O SPRINT consiste na identificação de um problema, correção da principal etapa "gargalo" daquela situação, enriquecimento de informação e prototipação. Sim, tudo isso em cinco dias! Por isso, ele é perfeito para eventos: é a única metodologia capaz de permitir que você cometa erros sem gerar prejuízos a longo prazo que podem a vir interferir no seu processo. 


DIA #1: DEFINA UM PROPÓSITO

Tudo começa com um propósito e seu evento não seria exceção! Sugerimos que você se reúna com seus sócios organizadores e patrocinadores e conversem sobre a energia que seu evento deseja transmitir: entender quais artistas, decoração e iluminação tem o fit perfeito com esse sentimento. O propósito do seu evento deve estar claro para todos os participantes e é isso que vai fazê-los se mover para comprar o mais rápido possível suas entradas. 


DIA #2: MONTE SUA EQUIPE

Montar sua equipe de produção é o passo essencial para o sucesso! E voluntários também são bem-vindos: pessoas auto motivadas constróem sinergia entre equipes que trabalham sob pressão. A operação do seu evento deve ser composta de pontas complementares e as características de cada colaborador devem estar em sintonia com o trabalho. 


DIA#3: DEFINA PRIORIDADES

Se você tem dificuldade em tirar as coisas do papel, este tópico deve te ajudar. O que vem primeiro? O que precisa ser feito, mas não hoje? Entender quais suas prioridades não é uma tarefa fácil! O primeiro passo é listar todas as suas atividades, afinal é para isso que serve o SPRINT. Use uma classificação simples para indicar o que precisa ser feito nos próximos dois dias, nos próximos 15 dias e até o final do mês. Assim, você consegue ter o panorama completo das prioridades e o que está a ponto de se tornar uma dor de cabeça! Você deve repetir esse processo no início de todos os meses até o dia do do seu evento: o dia mais importante de todos. 


DIA #4: AGENDE RESPONSABILIDADES

Respeitas as suas responsabilidades e saber dizer "não" é a dificuldade que qualquer produtor de eventos enfrenta. Para te ajudar com isso, reservamos o Dia #4 para falar sobre gestão do tempo! Aqui vão algumas dicas para ajudá-lo a se organizar, aumentar a produtividade em um curto tempo: 

  • Dura menos de dois minutos para ser feito? Faça agora! Ações de curto prazo devem ser feitas primeiro. 
  • E se depender de outra pessoa? Anote e avise ao responsável. Saber delegar suas atividades vai economizar um tempo astronômico. 
  • E se for urgente? Coloque-o na lista de prioridades do dia e só durma depois que aquilo for feito! Você erra 100% dos chutes que não dá. 
  • Precisa ser feito em um momento específico? Agende com antecedência e comunique sua equipe de que isso precisa ser feito dentro do prazo determinado. 
Se você estiver precisando de algumas ferramentas para documentar o processo, recomendamos o Trello e o Focus Keeper. O Trello é um gerenciador de tarefas gratuito que te permite agendar responsabilidades e integrar equipe em um checklist. Já o Focus Keeper é um timer gratuito que segue o método pomodoro: uma metodologia que consiste em trabalhar durante 20min sem interrupções e fazer intervalos de 5min entre os blocos de concentração. 


DIA #5: VAI LA E FAZ!

Agora que você já tem uma metodologia testada e a gerencia do seu tempo, é hora de botar a mão na massa! Tire o dia para testar seus processos e verificar o que está bom e o que precisa ser melhorado. Dedique-se a colher feedbacks da sua equipe e entender quais são as maiores dificuldades que ela tem e quais os pontos de atenção. Mesmo com uma equipe perfeita, alguns ações ainda precisarão da sua orientação, então esteja acessível para quando isso acontecer. 


SAFETICKET JÁ AJUDOU 5 MIL PRODUTORES DE EVENTO! 

É isso mesmo, a Safeticket já ajudou mais de 5 mil de produtores de evento com os seus maiores gargalos. Todos os anos, milhões de reais são perdidos em produções de eventos e as principais causas são falta de controle nas vendas e fraudes por clientes e equipe. A Safeticket já emitiu 10 milhões de entradas e nunca teve um problema de fraude! Quer saber como? Clique aqui